U-center

Klokkenluidersregeling

Vastgesteld door de Raad van Commissarissen
29 november 2012

Gepubliceerd december 2012
- Website, www.u-center.nl/
- intranet van U-center, Insite

Preambule
Sinds 1 januari 2017 is er voor de brancheorganisaties in de zorg een vernieuwde Zorgbrede Governancecode van kracht. Deze code regelt dat U-center aanspreekbaar is op te goeder trouw gedane meldingen van redelijke vermoedens van onregelmatigheden respectievelijk van misstanden binnen de organisatie door werknemers en anderen die in een contractuele relatie tot U-center staan, zonder dat de melder daardoor geschaad wordt in zijn of haar rechtspositie.

Met deze klokkenluidersregeling wordt invulling aan de opdracht tot het toepassen van een meldings- en klokkenluidersregeling gegeven, met als doel bij te dragen aan de verbetering en zo nodig tot correctie van het eigen functioneren van de zorgorganisatie. Daarbij is rekening gehouden met de verwijzing in de Code naar de bouwstenen van de “Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen” van de Stichting van de Arbeid (publicatienummer 6/03 d.d. 24 juni 2003).

Deze klokkenluidersregeling is opgesteld volgens het model klokkenluidersregeling Brancheorganisaties Zorg (BOZ).

Met de toepassing van deze regeling geeft U-center uitvoering aan 2.5.2 van de Zorgbrede Governancecode_versie 2017.


Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: Definities 4
Hoofdstuk 2: Interne procedure 5
Hoofdstuk 3: Externe melding 7
Hoofdstuk 4: Rechtsbescherming melder 8
Hoofdstuk 5: Slotbepalingen 9
Toelichting 10


Hoofdstuk 1: Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
1. Melder: de werknemer en anderen die in een contractuele relatie tot U-center staan en voor wiens werkzaamheden U-center de verantwoordelijkheid draagt. Hieronder zijn mede begrepen uitzendkrachten, gedetacheerden en andere ingehuurde medewerkers.
2. een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele en/of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie. Het betreft onregelmatigheden die zodanig ernstig zijn dat die vallen buiten de reguliere werkprocessen en de verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende overstijgen.
3. een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een wantoestand, te weten een illegale of immorele praktijk, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van U-center B.V. en waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is, in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte;
b. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
c. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;
d. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;
e. een (dreigende) verspilling van maatschappelijke/collectieve middelen;
f. een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.
4. Directie: degene(n) die is (zijn) benoemd als (lid van) de directie van de zorgorganisatie.
5. Raad van commissarissen: degenen die zijn benoemd als lid van de Raad van Commissarissen van de zorgorganisatie.
6. Raadsman: de raadsman is iedere persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde.
7. Vertrouwenspersoon: diegene die door de Directie is aangewezen om als zodanig voor U-center te fungeren.
8. Externe melding: melding aan een externe derde persoon of organisatie als bedoeld in Hoofdstuk 3 van het vermoeden van een misstand.


Hoofdstuk 2: Interne procedure
Artikel 2.1: Interne melding
1. De melder doet de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid aan de Voorzitter van de Directie volgens de in deze regeling beschreven procedure.
2. Indien de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid het functioneren van de Directie betreft, vindt deze plaats aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen.
3. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in Hoofdstuk 3 onder 2, doet de melder de melding van een vermoeden van een misstand aan de Voorzitter van de Directie volgens de in deze regeling beschreven procedure.
4. De Directie kan er voor kiezen ten behoeve van de interne melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand een vertrouwenspersoon aan te wijzen als bedoeld in artikel 2.2.
5. De in voorgaande leden bedoelde functionaris die de melding heeft ontvangen, legt die melding met vermelding van de ontvangstdatum schriftelijk vast en laat die melding voor akkoord tekenen door de melder, die daarvan een afschrift ontvangt. De ontvangende functionaris brengt de Directie respectievelijk, in geval van toepassing van lid 2, de Raad van Commissarissen, zo spoedig mogelijk op de hoogte van een gemeld vermoeden van een onregelmatigheid resp. misstand met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is.
6. Indien de melding heeft plaatsgevonden bij de vertrouwenspersoon, brengt deze de Directie respectievelijk in geval van toepassing van lid 2, de Raad van Commissarissen, op de hoogte op een met de melder overeengekomen wijze.
7. De Voorzitter van de Directie respectievelijk van de Raad van Commissarissen stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.
8. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk een onderzoek gestart. Daarbij wordt door de Directie respectievelijk door de Raad van Commissarissen beoordeeld of een externe derde als bedoeld in Hoofdstuk 3 op de hoogte moet worden gebracht van het vermoeden van een misstand.
9. Zowel de melder als degene aan wie het vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk.

Artikel 2.2: Vertrouwenspersoon
1. De Directie benoemt de vertrouwenspersoon (zie hoofdstuk 5 Slotbepalingen) als ontvanger van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand in ontvangst neemt. De vertrouwenspersoon kan optreden als procesbewaker bij de meldingsprocedure.
2. De vertrouwenspersoon functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) de zorgorganisatie.
3. Indien de vertrouwenspersoon een werknemer is die in dienst is van de zorgorganisatie, dan is op de vertrouwenspersoon de rechtsbescherming van toepassing.


Artikel 2.3: Raadsman
1. De melder kan in het kader van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand een raadsman inschakelen en zich desgewenst door deze laten vertegenwoordigen.
2. Indien de raadsman een werknemer is die in dienst is van de zorgorganisatie, dan is op de raadsman rechtsbescherming van toepassing.

Artikel 2.4: Standpunt
1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de melder door de Directie respectievelijk door de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk missstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
2. Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de Directie respectievelijk door de Raad van Commissarissen hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen.


Hoofdstuk 3: Externe melding
1. De melder kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in Hoofdstuk 2 een redelijk vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in dit artikel indien:
a. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 2.4 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
b. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(en) als bedoeld in artikel 2.4.
2. De melder kan een redelijk vermoeden van een misstand met voorbijgaan aan de interne meldingsprocedure direct extern melden in de navolgende situaties waarbij sprake is van:
a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
c. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
d. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
e. een wettelijke plicht tot directe externe melding.
3. De externe derde in de zin van deze regeling is iedere persoon of (vertegenwoordiger van een) organisatie, niet zijnde de Vertrouwenspersoon of een Raadsman, aan wie de melder te goeder trouw een vermoeden van een misstand meldt omdat naar zijn of haar redelijk oordeel er van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat dit belang in de omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van U-center bij geheimhouding. Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand plaats dient te vinden aan die externe derde die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt, zoals de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de Arbeidsinspectie of het Openbaar Ministerie. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van U-center bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen.


Hoofdstuk 4: Rechtsbescherming melder
1. De melder van een onregelmatigheid respectievelijk misstand die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Hieronder wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding van een onregelmatigheid of misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn rechtspositie jegens de zorgorganisatie.
2. Rechtspositionele besluiten, indien en voor zover deze verband houden met de melding van een redelijk vermoeden van een onregelmatigheid of misstand die in ieder geval onder de in lid 1 bedoelde rechtsbescherming vallen, zijn besluiten gericht op het:
a. verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
b. tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;
c. niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;
d. verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;
e. treffen van een disciplinaire maatregel;
f. onthouden van salarisverhoging;
g. onthouden van promotiekansen;
h. afwijzen van verlof.
3. Van formeel zorgvuldig handelen is sprake indien:
a. de melder de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in Hoofdstuk 2, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling;
b. de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.
4. Van materieel zorgvuldig handelen is sprake indien:
a. de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;
b. de externe bekendmaking een maatschappelijk belang als bedoeld in Hoofdstuk 1 onder 3 in het geding is;
c. het belang van externe bekendmaking in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van U-center bij geheimhouding.


Hoofdstuk 5: Slotbepalingen
1. Deze regeling treedt in werking op 1-12-2012.
2. Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt.
3. Vanaf het moment van inwerkingtreding is … als vertrouwenspersoon ten behoeve van deze regeling benoemd.


Toelichting
Preambule
Deze regeling draagt eraan bij dat zorgorganisaties zorgvuldig omgaan met een vermoeden van een onregelmatigheid of misstand. In deze regeling komt tot uitdrukking dat melders van potentiële onregelmatigheden of misstanden die te goeder trouw handelen, bescherming verdienen. Voor een zorgorganisatie is een voorziening voor het intern melden van vermoedens een belangrijk instrument om zo nodig haar verantwoordelijkheid te nemen.
Een goede regeling draagt daarmee bij aan een open organisatiecultuur waarin de medewerkers trots zijn op hun organisatie en daar loyaal en respectvol mee omgaan.

Hoofdstuk 1: Definities
Centrale begrippen
In de regeling staan twee begrippen centraal: het vermoeden van een onregelmatigheid en het vermoeden van een misstand. Een onregelmatigheid heeft betrekking op een ongewenste situatie van algemene, operationele of financiële aard binnen de zorgorganisatie.
Bij een misstand is sprake van een ernstige immorele praktijk, waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is.
Bij het vermoeden van een onregelmatigheid of ongerechtigheid betreft het aangelegenheden waarbij kenmerkend is dat het ernstige aangelegenheden betreft die niet binnen normale werkprocessen en/of met de eigen leidinggevende kunnen worden opgelost.

De interne melding geldt voor beide situaties. De mogelijkheid tot externe bekendmaking, het zogenaamde klokkenluiden, is voorbehouden aan de categorie ernstige immorele praktijken met een groot maatschappelijk belang. De externe melding van het vermoeden van een misstand gebeurt niet toevallig of met het oogmerk van eigen belang: de klokkenluider heeft nadrukkelijk de bedoeling de noodklok te luiden om de gemeenschap te waarschuwen voor een specifieke, acute of dreigende misstand. Met de openbaarmaking dient de klokkenluider aldus het algemeen belang.
Deze externe melding vindt op proportionele wijze plaats aan personen of organen die met het oog op effectief ingrijpen, het meest in aanmerking komen.

Hoofdstuk 2: Interne procedure
Rol Directie/Raad van Commissarissen
Zowel het vermoeden van een onregelmatigheid als het vermoeden van een misstand betreffen aangelegenheden van een zodanige ernst, dat die tot de verantwoordelijkheid van de Directie behoren. Daarom vindt de melding in principe aan de (voorzitter van de) Directie plaats. Betreft de melding het functioneren van de Directie, dan wordt de melding in behandeling genomen door de Raad van Commissarissen.

Voor U-center is de interne melding een belangrijk instrument om zo nodig haar verantwoordelijkheid te nemen en in te grijpen. De ondernemingsleiding dient daarom tijdig kennis te dragen van vermoedens van eventuele onregelmatigheden of een misstand, zodat zij correctieve maatregelen kan treffen.

Vertrouwenspersoon
De organisatie kan er ook voor kiezen de melding bij een vertrouwenspersoon te laten plaatsvinden. Dit is de situatie bij U-center. Het bieden van de mogelijkheid om een vertrouwenspersoon te raadplegen, kan ertoe bijdragen dat de melding op de juiste wijze wordt gedaan. De onafhankelijke vertrouwenspersoon kan, naast het registreren en doorgeleiden van de melding, eventueel optreden als procesbewaker en kan een belangrijke raadgever zijn voor de melder. Zo kan de vertrouwenspersoon de melder behoeden voor procedurele fouten, samen met de melder de ernst van de melding beoordelen en de melder eventueel doorverwijzen naar andere instanties. De vertrouwenspersoon kan hierdoor een belangrijke bijdrage leveren aan de doelstelling van de regeling, dat een klimaat wordt geschapen waarin meldingen van onregelmatigheden of misstanden gewaardeerd worden.
Voor de goede orde wordt aangegeven dat de vertrouwenspersoon niet zelf de meldingsinstantie is, niet zelf klachten behandelt, geen oordelen velt, geen uitspraken doet en geen sancties kan opleggen.

Raadsman
Met een raadsman doelt de Stichting van de Arbeid op een persoon die uit hoofde van zijn functie geheimhouding is verschuldigd, zoals een advocaat. Een raadsman kan de melder adviseren over de passende weg voor de melding. Bovendien kan de raadsman hem/haar wijzen op eventuele risico’s. De hier bedoelde raadsman heeft uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht. De Stichting van de Arbeid wijst erop dat de melder die de door hem/haar vermoede onregelmatigheid of misstand in goed vertrouwen voorlegt aan iemand zonder beroeps- of ambtsgeheim, die de onregelmatigheid of misstand vervolgens in de publiciteit brengt, er rekening mee dient te houden dat hem/haar dat kan worden aangerekend. Als U-center ervoor kiest een ruimere omschrijving voor raadsman te hanteren dan de groep met een beroeps- of ambtsgeheim, dan is het raadzaam een geheimhoudingsplicht ter zake van het gemelde voor te schrijven.

Hoofdstuk 3: Externe melding
Kenmerkend voor de klokkenluidersregeling is de mogelijkheid tot externe melding van redelijke vermoedens van illegale of immorele praktijken die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van U-center en waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is, aan personen of organisaties die daartegen effectief in kunnen grijpen.
Hoofdregel daarbij is dat eerst de interne procedure omtrent een misstand doorlopen moet zijn.

Hierop zijn in de regeling echter uitzonderingen voorzien, bijvoorbeeld in situaties waarin dit in redelijkheid niet gevergd kan worden, er acuut gevaar dreigt of wanneer op grond van de wet een meldingsplicht bestaat, zoals aan het Openbaar Ministerie.

Externe melding is gerechtvaardigd als van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat het belang van U-center bij geheimhouding daarvoor moet wijken. Het klokkenluiden kan echter grote gevolgen hebben. U-center kan in diskrediet worden gebracht en schade leiden. Deels is schade vaak niet te voorkomen, wel kan onnodige schade voorkomen worden. Daarom dient externe melding van het vermoeden van een misstand plaats te vinden aan die externe persoon of organisatie die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. Dit zijn primair organisaties als de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de Arbeidsinspectie of het Openbaar Ministerie. Daarbij houdt de melder enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds het belang van U-center bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. De melder dient met andere woorden proportioneel te handelen.

Hoofdstuk 4: Rechtsbescherming melder
De rechtsbescherming van de te goeder trouw handelende melder vormt de kern van deze regeling. Die bescherming houdt in dat deze melder op geen enkele wijze wegens de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid of misstand mag worden benadeeld in zijn of haar rechtspositie binnen de zorgorganisatie.

In de “Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen” van de Stichting van de Arbeid ligt de opvatting besloten dat anonieme melding zoveel mogelijk dient te worden voorkomen. Reden daarvoor is dat het niet mogelijk is de melder aldus aan te kunnen spreken en om nadere uitleg te vragen over de onregelmatigheid of misstand. Ook kan aan een anonieme melder geen rechtsbescherming worden geboden. Om deze reden voorziet deze regeling niet in anonieme melding.

Deze rechtspositionele bescherming betekent overigens niet dat zulke besluiten niet meer ten aanzien van een melder kunnen worden getroffen. Dit mag alleen niet indien en voor zover een dergelijk besluit verband houdt met een melding van een redelijk vermoeden van een onregelmatigheid of misstand.